Controlar o reembolso de despesas dos colaboradores de uma empresa de forma fácil e rápida parece um sonho para muitos empresários, que se dividem entre gerenciar as finanças e trabalhar pelo crescimento do negócio. Relatórios de despesas entregues em papéis são lançados manualmente no sistema de gestão da empresa - um processo demorado, trabalhoso e sujeito a erros. Para otimizar os processos internos e agilizar o fluxo de reembolso, a Aptus, empresa que há 34 anos atua no mercado de TI, desenvolveu o software Aptus RD, que oferece uma solução de maneira simples, rápida, eficaz e integrada ao sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que a empresa já usa. “O objetivo é automatizar o processo e trabalhar em sintonia com o sistema de gestão”, afirma Sandro Vertoni, sócio e diretor comercial da Aptus.
Focado em clientes que visam a otimização de seus processos, o Aptus RD oferece grande diferencial no mercado, com licenciamento único por servidor sem limitação de usuários (livre), personalização e adequando a solução para diversos modelos de projetos e diversas funcionalidades que facilitam o controle financeiro no dia a dia das organizações. A plataforma é única, permitindo o registro de todo tipo de despesas sejam elas de viagens (refeição, táxi, passagem aérea, hotel, locação, etc.) ou cursos, telefonia, entre outros. “O workflow de aprovação de reembolso das despesas melhorou muito depois que implantamos o Aptus RD na Arteris”, afirma a analista de tesouraria Viviane Chamsin. “Antes eu, como usuária, demorava quase um dia inteiro para fazer a requisição do reembolso, agora é tudo no sistema de forma rápida e transparente”, complementa.
Normalmente, o reembolso de despesas dos colaboradores de uma empresa é feito através de controle manual e posteriormente lançado para a operação de pagamento no sistema de gestão (ERP). As aprovações e análises de gastos por área, projeto e departamento são feitas muitas vezes em planilhas ou em aplicativos que não são compatíveis entre si. Como uma empresa de tecnologia, a Aptus analisou que este controle poderia ser automatizado permitindo uma maior amplitude de análise, dinâmica e agilidade no processo.
O software oferece uma estrutura que parametriza as políticas de reembolso da empresa de maneira flexível (por perfil, tipo de relatório, tipo de despesa, faixa de valor, entre outros) e possibilita a importação de dados de diversas origens (cartão corporativo, Sem Parar, agência de viagens, contas telefônicas, etc). Além disso, também permite a integração com sistemas de reservas (passagens aéreas, hotéis e locação de veículos, etc).
Com a operação do sistema via web ou pelo aplicativo mobile, os próprios usuários podem reportar suas despesas, mesmo à distância, e acompanhar todo o processo em suas diversas etapas até a efetivação do reembolso.
Na Europa, 35% dos gestores usam relatórios de despesa em papel, índice liderado pela Alemanha (45%). O mais popular método de submeter as despesas para prestação de contas é enviando recibos de papéis (63%) para o setor financeiro das empresas, especialmente na Europa (81%) e América Latina (71%). A exceção é a América do Norte, onde a maioria submete recibos escaneados (84%) ou via seus smartphones (61%). Assim, o Aptus RD mostra-se como uma solução eficiente e necessária para a otimização destes processos e consequente redução de custos operacionais das empresas.